Uno de los primeros pasos a seguir al escribir una propuesta para subsidios es elegir la organización (o las organizaciones) a donde la propuesta será enviada. Algunas organizaciones promueven investigación, conservación o educación en variados campos, mientras que otras tienen objetivos concretos y definidos. Si una propuesta se ajusta a los intereses de una organización, esa propuesta tendrá mayores probabilidades de ser financiada. Ya que el escribir una propuesta es un proceso que toma tiempo y energía, es importante asegurarse que esta recibirá la mejor consideración: esmérese por escribir bien su propuesta y envíela a una organización apropiada.
Algunas organizaciones sugieren que se les envíe una carta de indagación ("letter of inquiry") antes de enviar la propuesta final. Esta carta deberá incluir un breve resumen de la propuesta, indicando cómo el proyecto cumple los objetivos de la organización y mencionando la cantidad aproximada de dinero que se espera pedir. Otras organizaciones, como el W.W.F., cuentan con personas especializadas en diferentes campos, con quienes se deberá consultar. Siempre que sea posible aproveche la oportunidad de comunicarse con las organizaciones durante las primeras etapas del desarrollo de la propuesta. Mantenga con ellas una comunicación activa, póngase en contacto si tiene preguntas o problemas y NUNCA deje de contestar oportunamente.
Si la comunicación no es posible, asegúrese de haber leído detenidamente la información suministrada en la hoja de solicitud. Trate de entender los objetivos de la organización y las restricciones sobre los temas de los proyectos y los tipos de gastos que ellas están dispuestas a financiar.
Cada organización tiene su propio procedimiento, el cual Ud. deberá seguir al hacer una solicitud de financiación. Además de esto, los procedimientos o las políticas pueden cambiar de año a año. Después de haber elegido una organización, asegúrese de obtener una copia vigente del formulario de solicitud.
Para escribir una propuesta exitosa, Ud. deberá convencer al revisor de la importancia y factibilidad de su proyecto. Los revisores por lo general tienen poco tiempo y es posible que no estén totalmente familiarizados con todos los tipos de proyecto que se proponen. Por estas razones su propuesta debe ser concisa. Escriba en forma sencilla, evite filosofar y utilizar términos complicados. Trate de no ser repetitivo.
Una buena propuesta requiere una buena estructura. Si la organización especifica esta estructura, sígala al pie de la letra. Si la estructura no esta indicada, puede seguir un formato general como el que se explica a continuación.
Si lo que se está planeando es un proyecto de investigación, es entonces importante revisar la literatura relacionada con el tema de la propuesta y mostrar cómo este trabajo responderá las preguntas existentes. Por qué es este trabajo importante en el contexto de lo que ya ha sido publicado? Cuando el propósito del proyecto es el investigar una teoría, especifique las hipótesis que planea evaluar. Plantee también las otras posibles alternativas (hipótesis) y asegúrese que estas puedan ser excluidas utilizando los métodos propuestos. Si se esta planeando un proyecto de conservación o un programa de educación, describa la situación presente y destaque los problemas específicos que espera corregir. Sea breve y completo. Esto puede parecer contradictorio, pero se puede lograr si se restringe la revisión bibliográfica a los temas directamente relacionados con el proyecto.
Si el objetivo del proyecto de investigación es complejo o el problema de conservación/educación es grande, considere dividir el plan en etapas. Al exponer los objetivos, incluya una meta a largo plazo, resuma los pasos a seguir para obtener esa meta y luego describa específicamente su objetivo inmediato. Asegúrese de distinguir claramente la meta final y las diferentes etapas. En caso de que sea necesario, muestre que sus métodos son flexibles y que se pueden modificar para solucionar los problemas que Ud. prevea.
Si Ud. propone un estudio de biología aplicada, como por ejemplo un estudio que sirva para hacer recomendaciones al sector público o privado, especifique qué piensa hacer con los resultados, cómo los traducirá a las sugerencias prácticas de manejo y cómo los transmitirá a las personas que pueden influir en la toma de decisiones. Si lo propuesto es un programa de conservación o de educación, aclare cómo va a juzgar el éxito del programa.
Una organización probablemente no financiará un programa cuyos resultados no tengan posibilidades de influenciar las decisiones sobre manejo de los recursos naturales o cuyos efectos sean temporales.
Una vez que haya escrito un borrador de la propuesta, haga que otros la lean y la critiquen. Haga que primero lean el resumen para ver si entienden las bases de la propuesta. Después de leer la totalidad de la propuesta, pregúnteles si entienden la importancia del trabajo y la manera como este se realizará. Asegúrese que las instrucciones de la solicitud se han seguido al pie de la letra. Como punto muy importante: asegúrese que aquellos científicos o expertos mencionados en su propuesta como personas involucradas en el trabajo revisen la propuesta, pero especialmente la sección que a ellos los concierne. Si es posible deje la propuesta a un lado por un tiempo. Después de recibir comentarios, vuelva a tomar y revisar el manuscrito. Incorpore las sugerencias hechas y pregúntese si cada frase de la propuesta expresa exactamente las intenciones del proyecto. Elimine lo superfluo. Si es posible, someta el manuscrito a una segunda revisión. Errores comunes pueden ser: explicaciones confusas u omisión de pasos en la descripción de algunos procedimientos. Si Ud. esta escribiendo en Inglés, trate de que una persona de habla inglesa revise el manuscrito. Aunque los errores gramaticales no deberían reflejar la calidad del trabajo, Ud. esta en competencia directa por fondos limitados y dichos errores pueden demeritar su propuesta.
Su revisión bibliográfica deberá demostrar que Ud. esta al tanto de la literatura científica relacionada con el problema que se quiere investigar. Lea números recientes de revistas científicas de reconocido prestigio internacional, como The Journal of Wildlife Management, Ecology, Journal of Mammalogy, The Auk, Conservation Biology, Animal Behavior, etc. y busque estudios que pueda utilizar como modelos para su trabajo. Si Ud. no tiene buen acceso a la literatura, póngase en contacto con las personas que recientemente hayan escrito sobre temas relacionados con el suyo, pídales copias de sus artículos y pregúnteles por los nombres de otros investigadores de quienes pueda obtener más información. Solicite estar en la lista de correo para recibir futuras separatas. Utilice cuanta literatura le sea posible para saber quién esta activo en su campo y de esta manera mejorar su colección de artículos. Algunas organizaciones profesionales (ver lista al final) publican directorios de sus miembros. Estos directorios pueden servirle para contactar los autores citados en los artículos.
Finalmente, no cuente con el financiamiento hasta que este no haya sido aprobado. La competencia por subsidios es intensa y solo un 10% de las propuestas son financiadas. Aprobada o no, trate de aprender de cada propuesta. Mencione en su carta de presentación que a Ud. le gustaría recibir críticas sobre la propuesta. Es posible que no pueda rebatir las críticas si su proyecto no es financiado, pero generalmente existe la oportunidad de rehacer la propuesta y enviarla en el siguiente período. Algunas de las críticas parecerán injustas, pero léalas cuidadosamente y asegúrese de considerarlas cuando re-escriba la propuesta. No se desanime, muchas propuestas no son aceptadas en una primera instancia.